小规模公司做账自学教程:12个步骤助公司步入正轨

小规模公司自学做账

如果你刚刚推出或即将创办你的小企业,祝贺你!要达到今天的成就,需要非凡的热情和毅力。

然而,正如你所知,企业所有权就是不断涌现的令人满意的里程碑,以及不断扩大的待办事项清单。推出后,你将需要处理伴随着拥有一家商店而来的会计做账等工作。

这份小规模公司做账步骤将给你信心,帮助你掌握公司财务做账基本知识,非常适合新手入门,让你知道自己已经做好了准备,可以进行企业待办事项清单的下一个项目。

 

规模公司做账流程与步骤

  • 开通银行账户
  • 追踪开支
  • 开发记账方法
  • 建立薪酬体系
  • 调查进口税
  • 决定收款方式
  • 建立销售税办税程序
  • 确定纳税义务
  • 计算毛利率
  • 申请融资
  • 寻找优质会计合作伙伴
  • 定期重估方法

 

1. 开通银行账户

在合法注册企业后,你需要有个地方来存放企业收入。拥有一个单独的银行账户可以保持记录清晰,让纳税工作更轻松。在破产、诉讼和审计等不幸情况发生时,它还能保护你的资产。如果你想从债权人和投资者那里获得资金,良好的企业财务记录可以增加通过审批的可能性。

请注意,法律要求有限责任公司、合伙企业和法人企业拥有单独的企业银行账户。在法律上,独资经营者不需要单独的账户,但是绝对建议这样做。

先开一个企业支票账户,然后再开一个可以帮助你组织资金和计划税务的储蓄账户。比如,设立一个储蓄账户,从每笔付款中提取一定比例作为你的自雇预扣税。一个好的经验法则是将收入的25%存起来,不过针对高收入者更保守的估计是接近三分之一。

接下来你需要考虑使用企业信用卡来开始建立信用。信用对于确保未来的资金来源非常重要。法人企业和有限责任公司必须使用单独的信用卡,以避免混淆个人资产和企业资产。

在和银行谈开户的事之前,先做好功课。货比三家寻找企业账户,对比费用结构。大部分企业支票账户的费用比个人银行账户要高,因此请密切注意你的欠款。

要开通企业银行账户,你需要一个企业名称,而且你可能必须在你所在的州或省注册。向各个银行查询需要带哪些文件到预约处。

了解更多:创业的实际成本是多少

 

2. 追踪开支

扎实的企业记账基础是有效和准确的开支追踪。这是至关重要的一步,可以让你监控业务增长,制作财务报表,跟踪可扣除费用,准备纳税申报表,并使你的文件合法化。

从一开始,就要建立整理收据和其他重要记录的制度。这个流程可以是简单而传统的(带上 Filofax),或者你可以使用 Shoeboxed 之类的服务。对于美国店主来说,国税局并不要求你保留75美元以下的费用收据,但这是一个好习惯。

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有五种类型的收据需要特别注意(针对北美公司)

1. 餐馆和娱乐。在咖啡馆或餐馆进行商务会议是一个好选择,但请务必记录好它。在收据背面记录与会人员以及用餐或外出的目的。

2. 出城出差。国税局和加拿大税务局对那些将个人活动申报为企业支出的人持谨慎态度。值得庆幸的是,你的收据也提供了你外出期间商业活动的书面记录。

3. 车辆相关费用。记录你在何处、何时以及为何使用车辆进行业务,然后将使用比例应用于与车辆相关的费用。

4. 礼品收据。对于像音乐会门票这样的礼品,送礼者是否与接受者一起参加活动很重要。如果他们这样做了,那么费用将被归类为娱乐而不是礼品。在收据上记录这些细节。

5. 家庭办公室收据。与车辆费用类似,你需要计算你的房屋用于业务的部分,然后将该比例应用于与房屋相关的费用。

    在家创业是降低日常开支的好方法,而且你还可以享受一些独特的税收优惠。你可以扣除你家中用于业务的部分,以及你家里的互联网、手机以及往返工作地点和出差的商务费用。

    任何部分用于个人用途,部分用于商业用途的费用必须反映这种混合使用。比如,如果你有一个手机,你可以扣除将该设备用于业务的比例。汽油里程费用是100%可扣除的,只需确保保留所有记录,并保存你的业务里程日志(你要去哪里以及旅行的目的)。

     

    3. 开发记账方法

    在我们开始建立记账方法之前,准确地理解什么是记账以及记账与会计的区别是很有帮助的。记账是记录交易、整理记录和核对银行账单等日常工作。

    会计是是一种高级的流程,它通过构建财务报表来关注业务进展,并使记账员编制的数据有意义。作为一名新手企业主,你需要决定如何管理你的账簿:

    • 你可以选择自己动手,并使用 Quickbooks 或 Wave 之类的软件。或者,你可以使用一个简单的 Excel 电子表格。
    • 你可以选择使用外包或兼职的记账员,可以是本地的,也可以是基于云计算的。
    • 当你的业务规模足够大时,你可以聘请内部记账员和/或会计师。

    有这么多选择,你肯定会找到一个记账方案来满足你的需求。

    加拿大和美国企业主需要决定是使用现金还是权责发生制的会计方法。我们来看看两者之间的区别。

    • 现金法。收入和支出在实际收到或支付时确认。
    • 权责发生制。收入和支出在交易发生时确认(即使现金尚未进出银行),并需要追踪应收账款和应付账款。

    从技术上讲,加拿大人必须使用权责发生制。为了简化工作,你可以全年使用现金法,然后在年末进行一次调整分录,以核算未付的应收账款和应付账款,以便纳税。

    如果收入低于500万美元,美国企业主可以使用现金制会计,否则他们必须使用权责发生制。

     

    4. 建立薪酬体系

    许多线上商店都是从单枪匹马开始的。当你到了需要雇佣外部帮助的时候,你需要确定这个人是雇员还是独立合同工。

    对于员工,你必须制定一个工资表,并确保预缴正确税款。有很多服务可以提供这方面的帮助,很多会计软件选项都提供工资功能。

    对于独立合同工,请务必追踪你向每个人支付多少钱。美国企业主可能会被要求在年底为每位合同工提交1099s税务文件(你还需要为此保留他们的姓名和地址)。

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    5. 调查进口税

    根据你的商业模式,你可能计划从其他国家采购和进口商品在你的商店出售。进口产品时,你可能要缴纳税款和关税,如果你经营代发货业务,这点值得注意。这些是你所在国家对进口商品征收的费用。了解进口商品到美国加拿大的规定,以及相关的税收,这样你就能从一开始就了解这些规则。

    另外,如果你在进口商品,关税计算器可以帮助你预估自己的业务费用并计划成本。

    了解更多:如何开展代发货业务

     

    6. 决定收款方式

    当销售开始增长时,你将需要一种接受付款的方式。如果你是北美的 Shopify 店主,你可以使用 Shopify Payments 来接受信用卡付款。这为你省去了设置商家账号或第三方支付网关的麻烦。

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    如果你想接受信用卡付款而不使用 Shopify Payments,你要么需要一个商家账号,要么可以使用第三方支付处理器,如 PayPal、Stripe 或 Square。商家账号是一种银行账号,让你的企业可以接受顾客的信用卡付款。

    如果你使用第三方付款处理器,费用会有所不同。有些处理器会收取交换附加费,通常是每笔交易2.9%+0.3美元。另一些则对每笔交易收取固定费用,而有些则采用月度会员模式,不限交易次数。你可以查阅此列表,以助你找到一个适合你所在地区的支付网关。

     

    7. 建立销售税办税程序

    电商世界使得向你所在州甚至国家以外的顾客销售产品前所未有的容易。虽然这对有增长目标的品牌来说是一个很好的机会,但它引入了令人晕头转向的销售税法规。

    当顾客进入实体零售店时,无论他们在哪个州或国家购买商品,他们都要支付销售税,不管他们是住在那个城市还是来自世界各地的游客。然而,当你在线销售时,顾客可能位于不同城市、州、省,甚至是国家。

    加拿大店主只有在12个月内收入达到或超过3万美元时才需要开始征收 GST(Goods and Service Tax, 商品和服务税)/HST(Harmonized Sales Tax, 统一销售税)。你可以提交分期收取的 GST/HST。如果你愿意,即使你没有达到这个收入级别,你也可以征收 GST/HST,因为你可以将其计入进项免税抵额。

    向国际顾客销售比在国内销售容易。加拿大店主不需要向加拿大境外的顾客收取 GST/HST。

    对美国店主来说,销售税有点棘手。你需要确定你的业务是在基于出发地的州还是基于目的地的州运营。如果是前者,你必须根据你运营业务的州收取销售税。后者要求根据购买者所在位置征收销售税。

    国际采购对美国企业免税。这可能会有点复杂,因此请与你的会计师核实有关你所在州关于国际销售税条例的详细信息。

     

    8. 确定纳税义务

    纳税义务因企业的法律结构而异。如果你是自雇人员(独资、有限责任公司、合伙公司),你将在你的个人纳税申报表上申报业务收入。另一方面,公司是独立的税务实体,独立于所有者征税。你从公司取得的收入是作为雇员纳税的。

    自雇人员需要从他们的收入中预扣税款,并将税款汇给政府,以代替雇主通常会进行的预扣。对于美国店主来说,如果你今年欠的税额超过1000美元,你需要支付估计的季度税。加拿大要容易一点,如果你所欠的净税款超过3000美元,你将被要求分期缴纳所得税

     

    9. 计算毛利率

    提高商店毛利率是获得更多收入的第一步。为了计算毛利率,你需要知道生产产品的成本。为了更好地理解这点,让我们快速定义销售成本(COGS)毛利率

    • COGS。这些是公司销售的产品产生的直接成本。这包括材料和直接人工成本。
    • 毛利率。这一数字代表扣除企业生产产品或服务的所有直接成本后的总销售收入。

    下面是计算毛利率的方法:

    毛利率(%)=(收入-COGS)/ 收入

    你也可以使用我们的免费毛利率计算器,输入你的数字进行快速计算。

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    你销售产品的价格和企业实际赚回的钱之间的差额决定了你是否能够继续经营业务。

     

    10. 申请融资

    在许多情况下,成长中的电商企业可能需要获得外部企业融资,不论是通过信贷额度、投资者、小企业贷款,甚至是商业合作伙伴。

    比如,你可能会因为无法控制的外部环境而出现意外的销量下滑,或者在季节性业务的淡季,也许你需要财政支援。拥有远大增长目标的品牌通常需要获得资金,以投资新产品开发、库存、零售店、招聘等。

    请记住,要获得小企业贷款,你可能必须提供财务报表,至少要提供资产负债表损益表,可能还有现金流量表

    但在你签下债务之前,确保数字合理很重要。换句话说,计算贷款的投资回报率是个好主意。把你需要用贷款支付的所有费用、预计通过贷款获得的新收入以及利息的总成本加起来。你可以使用我们的小企业贷款计算器算出总成本。

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    11. 寻找优质会计伙伴

    不论是自己做账对你来说太过繁重,还是你只是想要一点外部指导,小企业会计师和财务专业人士都可以帮助你更好地控制自己的资金。你可能需要考虑招募以下几种人:

    • 会计师。小企业会计题可以在许多不同方面提供建议,包括你的企业架构,编制财务报表,获取必要执照和许可,甚至是撰写商业计划
    • 注册会计师(CPA)。在进行审计时,CPA是唯一可以合法编制经审计的财务报表的人。
    • 记账员。记账员管理日常记录,定期对账,分类费用,管理应收账款/应付账款。
    • 报税人。报税人填写必要的税务表格,并可以代表你提交。有些还会设置你的预估纳税额。
    • 税务规划师。这些专业人士在你报税前帮你优化税收,帮你学习如何降低你的税收负担。

     

    12. 定期重估方法

    刚开始的时候,你可能会选择用一个简单的电子表格来管理你的账簿,但随着你的增长,你将需要考虑更多进阶方法,如 Quickbooks 或 Bench。随着你不断增长,不断地重新评估你花在账簿上的时间,以及这段时间为你的企业带来了多少损失。

    正确的记账方案意味着你可以把更多时间投资在业务上,不再需要负责记账,并可能节省企业资金。双赢!

     

    规模公司做账常见问题

    规模公司如何保持做账记录?

    你可以在电子表格中建立基本的小企业会计记录,尽管这样比传统的小企业会计软件更繁琐、更容易出现人工失误和耗时。最起码,你需要在一个安全的基于云计算的平台上追踪收入。

    最简单的适合小规模公司的做账软件是什么?

    有很多用户友好的会计软件供小企业选择,从免费到付费模式都有。在我们的小企业会计工具综述中,我们推荐使用简单易用的软件,如 Quickbooks、Freshbooks、Xero 和 Zoho Books。你也可以浏览 Shopify 应用商店,找到一款能够与你的电商商店无缝整合的会计软件。

    规模公司做账费用是多少?

    根据你的业务架构、需求、技术和工具,以及聘请的专家,会计费用会有很大差异。像 Wave 之类的会计软件可以免费注册,但你必须付费才能使用支付处理等功能。其他工具可能每月花费数百美元,但这些通常带有额外功能,如开放 API、客户支持以及其他业务管理功能。

    规模公司会计师的费用是多少?

    小企业会计师价格各不相同,取决于几个因素。如果你是内部招聘,美国劳工局统计估计会计师的平均年薪是7万美元。根据 PayScale 的数据,记账员的工资是每小时17.26美元。如果你是外包给外部合同工或众多会计师事务所之一,费用从每月几百美元到几千美元不等,取决于提供的服务级别和你的小企业会计需求的复杂程度等因素。

    规模公司会计师需要做什么?

    小企业会计师会做很多事,包括以下事项:

    • 组建你的企业
    • 帮忙撰写商业计划
    • 审计你的现金流
    • 寻找降低成本的机会
    • 业务策略建议
    • 管理债务
    • 追缴付款
    • 编写并提交贷款申请
    • 计划预算
    • 设置会计软件
    • 管理库存
    • 推荐业务工具
    • 帮忙开始新银行账户
    • 监督薪酬
    • 年终财务报告
    • 预防审计
    • 提供个人理财建议

    规模公司记账员需要做什么?

    记账员负责小企业会计的日常行政事务,包括:

    • 对账
    • 交易记录
    • 管理应收账款和应付账款
    • 调整条目
    • 编制财务报表
    • 发送发票
    • 建立和管理技术和工具
    • 及时了解法律法规
    • 基本薪酬
    • 与你的会计师、报税人和税务规划师合作

     

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    了解你的数字以发展业务

    创业可能是一个令人难以应对的过程,但如果你遵循此列表,你的新店财务状况将从一开始就井然有序。从开设正确类型的银行账户到确定每款产品能带来多少收益,这些工作将有助于企业现在和将来的成功。

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    原文作者:Kendra Murphy

     

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